• Xem thêm phần 2: Dự đoán sản phẩm, ngành hàng xuất khẩu tiềm năng của Việt Nam sang các nước, tình hình thực hiện Hiệp định thương mại tự do FTA đã ký kết.
• Xem thêm phần 1: Quan hệ thương mại Đức – Việt

Phần 3: Một số lưu ý về giao lưu văn hóa trong giao tiếp/ quản lý kinh doanh đối với các doanh nghiệp Việt Nam

Làm thế nào để tiếp cận thị trường Đức?

Để tiếp cận thị trường Đức, ta cần phải thật kiên nhẫn. Nó là một phần của sự phát triển dài hạn và phải được lên kế hoạch dần dần. Đầu tiên, cần hiểu cách thị trường hoạt động và cấu trúc của nó. Để làm được điều này, cần có một nghiên cứu thị trường ban đầu bao gồm phỏng vấn, trò chuyện cùng các chuyên gia và tham quan các triển lãm thương mại để gặp đúng người.

Một công ty nên tự hỏi:

• Làm thế nào để sản phẩm của tôi nổi bật so với sản phẩm khác hiện có? Quan trọng là tạo ra sự khác biệt (sản phẩm, dịch vụ tiếp thị) – để trở nên nổi bật.
• Liệu tôi đang có cấu trúc nội bộ tốt không? Tôi có đủ nhân viên không? Tôi có cần trợ lý nói tiếng Đức không? (câu trả lời là có).
• Tôi sẽ quản lý hậu cần như thế nào?
• Giá cả của tôi đã được định vị đúng chỗ chưa?

Phát triển ở Đức mất rất nhiều thời gian. Giai đoạn thâu tóm đối tác hoặc khách hàng tương đối dài nhưng tỷ lệ duy trì cao. Đó là lý do tại sao trước hết ta cần xem qua cấu trúc này. Có 3 giai đoạn tiếp cận thị trường Đức:

• Giai đoạn đầu: 1 – 2 năm: bước đầu tìm kiếm khách hàng tiềm năng, xuất hiện tại các hội chợ triển lãm để xác định mô hình kinh doanh.
• Giai đoạn chuyển đổi: 2 – 3 năm: Phát triển kinh doanh thực tế và cụ thể hóa kế hoạch kinh doanh.
• Giai đoạn xác nhận: 5 – 10 năm: giai đoạn này phải được tổ chức theo thời gian: với một số đợt tuyển dụng và củng cố mạng lưới phân phối. Đừng quên bạn đang tiến vào thị trường Đức với quá trình phát triển dài hạn.

Để hiểu thị trường Đức, một công ty phải hiểu được kỳ vọng của những công ty Đức. Dưới đây là 10 sai lầm không nên mắc phải ở Đức:

1. Không đồng ý về một thủ tục hoặc bỏ qua thủ tục đã thỏa thuận

Ở Đức, cần phải thống nhất với đối tác về thủ tục phải tuân theo nhằm làm cơ sở cho việc kiểm soát kết quả. Cụ thể hơn, mô tả chiến lược kinh doanh, mục tiêu và các thủ tục kiểm soát đóng vai trò rất quan trọng. Quy trình đã thỏa thuận phải được tuân thủ, chẳng hạn: không được bỏ qua các mẫu đã hứa hoặc tài liệu thương mại. Ví dụ, một công ty Pháp tham gia kêu gọi đấu thầu sẽ phải điền toàn bộ các thông số kỹ thuật, bao gồm bất kỳ chi tiết kỹ thuật nào có thể được yêu cầu. Nghĩ rằng điều này là vô ích khi nộp hồ sơ dự thầu và hoãn lại vào một ngày sau đó là một sai lầm kinh điển. Người Đức đặc biệt chú ý đến những “bảng dữ liệu” này và hơn hết là chú ý đến các chi tiết kỹ thuật. Khi đề cập đến việc tôn trọng các thủ tục, đi họp trễ, không có chương trình làm việc và cuối cùng là , không ấn định thời gian kết thúc cuộc họp là những thứ tạo nên hành vi cư xử tồi tệ trong mắt người Đức.

2. Bỏ qua tầm quan trọng của việc giao tiếp bằng tiếng Đức

Không thể giao tiếp bằng tiếng Đức hoặc nói tiếng Anh kém là một khiếm khuyết lớn. Người đàm thoại Đức dù biết cả 2 thứ tiếng nhưng vẫn mong đợi giao tiếp bằng tiếng Đức khi hoạt động trong thị trường này. Ở bất cứ hoàn cảnh nào, không chuẩn bị tài liệu tiếng Đức là một yếu tố hạn chế, cũng như việc không có trang web tiếng Đức có thể phản ánh một hình ảnh tiêu cực, thiếu nghiêm túc và nghiệp dư. Tuy nhiên, ở lần tiếp cận đối tác Đức đầu tiên, có thể sử dụng tiếng Anh.

3. Bỏ qua các quy trình ra quyết định cụ thể ở Đức

Không nên xem nhẹ sự khác biệt của các quy trình ra quyết định ở Đức. Trước hết, việc ra quyết định ở đây mang tính tập thể. Thật sai lầm nếu tin rằng một quyết định có thể được áp đặt bởi người đứng đầu công ty hoặc người đứng đầu bộ phận. Số đông trong hầu hết các trường hợp sẽ trì hoãn ý kiến ​​của nhóm của mình. Điều cần thiết là không “qua mặt” những người đối thoại liên quan đến dự án hoặc đấu thầu ở cấp thấp hơn (n-2). Tương tự như vậy, cần nhớ rằng Đức là một liên bang tạo thành bởi các trung tâm ra quyết định kinh tế được phân bổ ở cấp khu vực. Các quyết định không chỉ được thực hiện ở Berlin. Các Bang có một sức mạnh không gì sánh kịp so với các vùng của chúng tôi. Điều này cũng đúng đối với các trung tâm mua hàng tập trung, nơi mà quyền ra quyết định thường mang tính khu vực và các trung tâm mua hàng tập trung chỉ có quyền đưa ra các khuyến nghị (ví dụ: Media/ Saturn). Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, chúng ta không nên bỏ qua sức mạnh của các hiệp hội nghề nghiệp (Verbände) và hội chợ thương mại, những thứ không thể thiếu để hiểu được cách thức hoạt động của thị trường. 2020 – © HƯỚNG DẪN KINH DOANH KINH DOANH PHÁP – ĐỨC/ 65

4. Không đáp ứng thời hạn

Không đáp ứng các cam kết về thời gian phản hồi là một “điểm giết người”. Thông báo cho khách hàng của một người vào ngày hôm trước cho ngày hôm sau, vì nhiều lý do khác nhau, về mặt văn hóa người đối thoại người Đức không thể hiểu được. Tốt hơn là bạn nên thông báo cho khách hàng của mình về những khó khăn có thể gặp phải hơn là tự cam kết với bản thân khi biết rõ rằng sẽ không làm đúng thời hạn. Không đúng giờ, đến muộn cuộc họp là những câu nói sáo rỗng của người Pháp tuy có “khó nhằn” nhưng ngay từ đầu đã tác động tiêu cực đến các cuộc đàm phán. Tương tự, mất hơn 24 giờ để trả lời email được coi là sự khinh suất.

5. Mất kiên nhẫn hoặc trở nên chán nản

Để trở thành một người đối thoại được công nhận cần phải có sự đầu tư thực sự và lâu dài. Cách tiếp cận “hái anh đào” thường không hoạt động. Cam kết của người Đức là cam kết lâu năm. Bỏ cuộc quá nhanh, đặc biệt là do dự án không sinh lời ngay lập tức hoặc vì đơn đặt hàng nhận được quá ít, là một sai lầm. Ở lại sân chơi bất chấp vấp ngã và thể hiện sự ngoan cường nhìn chung sẽ được đánh giá tích cực.

6. Cải thiện cách làm và không tìm kiếm lời khuyên chuyên nghiệp

Việc thành lập hay tiếp thị các sản phẩm ở Đức không thể tùy cơ ứng biến. Bạn không nên bỏ qua thị trường, nhưng hãy nghiên cứu thị trường và tham quan các triển lãm thương mại liên quan đến lĩnh vực hoạt động của bạn. Trước đó, bạn không nên ngần ngại tìm kiếm lời khuyên từ chuyên gia, đặc biệt là các chuyên gia pháp lý và thuế để tránh những bất bất trắc. Đến một cuộc họp mà không có sự chuẩn bị, không có bài thuyết trình Powerpoint hoặc không có mẫu sản phẩm là dấu hiệu của sự tùy tiện.

7. Bỏ qua sự khác biệt văn hóa

Việc không tính đến sự khác nhau về nghĩa của một số từ nhất định, chẳng hạn như nghĩa của từ “có”, có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng. “Có” trong tiếng Đức mang sắc thái chắc chắn và dứt khoát – “oui” trong tiếng Pháp là “có nhưng” nghĩa là điều đó có thể sẽ được thảo luận thêm. Hơn nữa, việc thể hiện bản thân một cách tiêu cực hoặc giảm thiểu sự cạnh tranh là điều không mấy dễ dàng ở Đức.

Thêm vào đó, việc giảm giá sâu và không phù hợp với văn hóa Đức có thể gây bất lợi cho người đối thoại người Đức: chiết khấu 3-5% được đánh giá cao, nhưng không nên làm như ở Pháp và giảm giá thêm từ 10 đến 33%.

Một sai lầm khác liên quan đến khác biệt văn hóa cần tránh: đánh giá thấp tầm quan trọng của chiếc xe của công ty hoặc chức danh được trao cho người đối thoại tiếng Đức của bạn. Danh hiệu “Tiến sĩ” phải được đề cập đến.

8. Bỏ bê việc chuẩn bị các lập luận của bạn và làm thinh trước sự phản đối của khách hàng.

Bạn nên tránh cố gắng giáo dục khách hàng của mình về nhu cầu tiềm năng của họ mà không có lập luận chắc chắn, vì đây là một quá trình dài đòi hỏi những lập luận chắc chắn. Muốn tiến hành đàm phán thương mại mà không có lập luận vững chắc đồng nghĩa với thất bại. Không nên bỏ qua những phản đối của khách hàng mà nên xem xét và trả lời.

9. Thiếu tính minh bạch và chính xác

Đối với người mà bạn đang giao dịch, đừng cố che giấu những khó khăn hoặc vấn đề bằng những cáo buộc không minh bạch. Việc bỏ qua các điểm, “vấn đề”, có thể phá hỏng công sức nhiều năm đầu tư. Các cuộc thảo luận thiếu chính xác hoặc kéo dài về các chủ đề đã biết sẽ gây hại cho các cuộc đàm phán. © 2020 – KINH DOANH PHÁP – KINH DOANH TRONG NƯỚC/ 66

10. Đề cao quá mức quan điểm cá nhân về quan hệ khách hàng

Cần tránh nói chuyện lạc đề hoặc nói về cá nhân trong cuộc hẹn. Dấu hiệu của một sự lạnh nhạt nhất định trong các cuộc đàm phán không nhất thiết là dấu hiệu của sự từ chối hoặc thái độ thù địch. Bạn không nên mời người đối thoại tiếng Đức của mình đi ăn trưa trong lần tiếp xúc đầu tiên. Không cần cố chấp mời họ đi ăn hết lần này đến lần  khác vì người Đức sẽ không bị ấn tượng bởi một bữa trưa hoặc bữa tối ngon.

Người Đức sợ sự ngẫu hứng, nó đối với họ đồng nghĩa với sự nghiệp dư và thiếu chuẩn bị. Họ nhìn xa trông rộng để đưa ra và luôn tưởng tượng ra các dự đoán ra các kịch bản thứ hai.

Chìa khóa thành công nằm ở sự kết hợp giữa ưu đãi cạnh tranh và bộ phận bán hàng tại địa phương đáp ứng nhanh yêu cầu khách hàng

• Thuê một người nói tiếng Đức và Germanophile / đối tác phù hợp với nhu cầu của bạn
• Có sự hiện diện rõ ràng, đáng tin cậy và bền vững
• Thông tin truyền thông cần đc phiên dịch bởi một chuyên gia.
• Đức hóa lời đề nghị của bạn
• Hãy luôn chủ động phản ứng
• Quan tâm đến sự hiện diện của bạn tại các triển lãm thương mại
• Lắng nghe phản hồi từ đại diện bán hàng – đối tác của bạn
• Kiên nhẫn
• Tạo điểm nhấn đặc biệt cho bộ phận bán hàng của bạn

———-

Chuyên mục “Góc nhìn thị trường” do Source of Asia và Villafrance phối hợp cùng VCCI-HCM mở ra nhằm chia sẻ, cập nhật những thông tin mới nhất về các thị trường quốc tế tiềm năng cho các DN hội viên của VCCI-HCM.