Một số điểm mới nổi bật của Dự thảo sửa đổi Nghị định về Đăng ký doanh nghiệp

Đăng ký doanh nghiệp là một trong những hoạt động quan trọng của doanh nghiệp nhằm khởi tạo và cập nhật các thông tin liên quan đến doanh nghiệp trong suốt quá trình hoạt động. Về phía Nhà nước, việc quản lý hoạt động đăng ký doanh nghiệp giúp bảo đảm thông tin doanh nghiệp được cập nhật kịp thời, dễ dàng tiếp cận được bởi những cá nhân, tổ chức quan tâm. Chính vì lẽ đó, quy định pháp luật liên quan đến đăng ký doanh nghiệp luôn đóng vai trò quan trọng, kể từ thời điểm Luật Doanh nghiệp 1999 ra đời cho đến nay. Cũng vì thế mà các quy định về đăng ký doanh nghiệp luôn dành được sự quan tâm, điều chỉnh nhanh chóng của cơ quan có thẩm quyền để có thể đáp ứng sự thay đổi không ngừng của nền kinh tế cũng như những yêu cầu cao hơn về quản lý Nhà nước. Hiện nay, Bộ Kế hoạch và Đầu tư đang trong quá trình lấy ý kiến để hoàn thiện Dự thảo Nghị định về đăng ký doanh nghiệp sửa đổi (“Dự thảo”), Dự thảo này sẽ có một số điểm mới so với văn bản đang có hiệu lực hiện tại là Nghị định 01/2021/NĐ-CP (“Nghị định 01”). Trong bài viết này, tác giả muốn đề cập đến một số điểm mới nổi bật trong Dự thảo, tác động chung đến các doanh nghiệp khi chính thức được thông qua và có hiệu lực.

1. Sử dụng số định danh cá nhân để đăng ký doanh nghiệp

Hiện nay, khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, một số trường hợp phải nộp kèm theo giấy tờ pháp lý của cá nhân người nộp hồ sơ hoặc thành viên, cổ đông của công ty, đơn cử như trường hợp thay đổi thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên. Theo quy định tại Điểm đ Khoản 1 Điều 52 Nghị định 01, đối với trường hợp thay đổi thành viên công ty, mà thành viên mới là cá nhân thì hồ sơ phải bao gồm giấy tờ pháp lý của cá nhân đó. Trường hợp này, hồ sơ phải gồm bản sao Thẻ căn cước công dân/ Chứng minh nhân dân/ Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực đối với cá nhân Việt Nam và Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực đối với cá nhân nước ngoài.

Tuy nhiên, theo quy định tại Điều 11 Dự thảo về kê khai thông tin cá nhân trong thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, nếu thành viên mới của công ty đã có số định danh cá nhân, người nộp hồ sơ chỉ cần kê khai họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh, số định danh cá nhân của cá nhân thành viên đó, hệ thống đăng ký doanh nghiệp sẽ liên kết dữ liệu với hệ thống dữ liệu quốc gia về dân cư và người nộp hồ sơ sẽ không cần phải nộp kèm bản sao giấy tờ pháp lý của thành viên mới.

Đây rõ ràng là một bước tiến trong hoạt động đăng ký doanh nghiệp, trong bối cảnh dữ liệu cá nhân đã được lưu trữ chung tại hệ thống dữ liệu quốc gia về dân cư và việc liên kết thông tin là cần thiết để giảm thiểu các giấy tờ phải nộp cũng như thủ tục hành chính phải thực hiện.
Mặc dù vậy, cần lưu ý rằng việc kê khai số định danh cá nhân và liên kết dữ liệu nêu trên chỉ áp dụng đối với cá nhân có số định danh cá nhân, hay nói cách khác, nếu một thành viên góp vốn là cá nhân nước ngoài không có số định danh cá nhân thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp vẫn cần phải nộp kèm bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

2. Làm rõ thành phần hồ sơ đăng ký doanh nghiệp về “nghị quyết hoặc quyết định”

Hiện nay, tại hầu hết các thủ tục đăng ký doanh nghiệp cần đến sự chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền của doanh nghiệp, Nghị định 01 đều sử dụng cụm từ “nghị quyết, quyết định”. Đơn cử như trường hợp thay đổi thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên đã đề cập ở trên. Theo quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều 52 Nghị định 01, hồ sơ trong trường hợp này bao gồm “Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng thành viên về việc tiếp nhận thành viên mới”. Theo thực tiễn điều hành của các công ty, sau khi họp để trao đổi về các vấn đề tại công ty, trường hợp này là việc tiếp nhận thành viên mới, công ty sẽ thông qua Biên bản họp và ban hành Nghị quyết hoặc Quyết định của Hội đồng thành viên về việc tiếp nhận thành viên mới. Về cơ bản, cụm từ “nghị quyết” và “quyết định” mang ý nghĩa như nhau, vì đều là văn bản thể hiện kết quả của quá trình thảo luận, thống nhất về một vấn đề của công ty. Do đó, việc lựa chọn cụm từ “nghị quyết” hay “quyết định” là tùy mỗi công ty, không ảnh hưởng đến bản chất của văn bản này. Quy định như hiện nay trong một số trường hợp (phần lớn đến từ phía các chuyên viên tiếp nhận, giải quyết hồ sơ tại các Phòng đăng ký kinh doanh) sẽ gây nên hiểu nhầm hoặc yêu cầu không hợp lý về việc doanh nghiệp phải có cả Nghị quyết và Quyết định của Hội đồng thành viên. Đây rõ ràng là một điều không hợp lý.

Chính vì vậy, những quy định tương ứng tại Dự thảo đã có sự điều chỉnh, thay cụm từ “nghị quyết, quyết định” thành “nghị quyết hoặc quyết định” để phù hợp với thực tiễn của mỗi doanh nghiệp.

3. Bổ sung quy định về tình trạng pháp lý của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp

Tình trạng pháp lý của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp là một quy định hoàn toàn mới tại Dự thảo. Hiện nay, Nghị định 01 chỉ quy định về tình trạng pháp lý của doanh nghiệp. Mặc dù vậy, trong quá trình hoạt động, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp vẫn sẽ trải qua các tình trạng pháp lý gần như tương tự doanh nghiệp. Việc không quy định tình trạng pháp lý của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp gây khó khăn cho việc tra cứu của các cá nhân, tổ chức có giao dịch với chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời cũng tạo sự không thống nhất trong việc quản lý thông tin các đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp giữa cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế. Chẳng hạn trường hợp cơ quan thuế tiến hành kiểm tra tại chi nhánh của một doanh nghiệp và phát hiện không có hoạt động thực tế tại chi nhánh, theo quy định hiện hành, không có cơ sở để cơ quan đăng ký kinh doanh chuyển tình trạng pháp lý của chi nhánh sang “Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”. Chính vì vậy, quy định về tình trạng pháp lý của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm (i) Tạm ngừng kinh doanh; (ii) Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký; (iii) Bị thu hồi do cưỡng chế về quản lý thuế; (iv) Đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động; (v) Đã chấm dứt hoạt động; (vi) Đang hoạt động sẽ giúp công khai, minh bạch thông tin về tình trạng pháp lý của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, bảo đảm việc cung cấp thông tin liên quan đến chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp là chính xác và có giá trị pháp lý. Đồng thời tạo sự thống nhất về số liệu thống kê giữa cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế, cũng như cơ sở pháp lý để các cơ quan Nhà nước phối hợp quản lý đối với các đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp.

Trên đây là một số các điều chỉnh đáng chú ý của Dự thảo so với Nghị định 01, chúng tôi cho rằng, Dự thảo đang có những thay đổi mang tính tích cực, giảm thiểu các quy định chưa minh bạch, rõ ràng, các thủ tục hành chính không cần thiết còn tồn đọng trong Nghị định 01. Ngoài ra, Dự thảo còn kế thừa cũng đẩy mạnh việc liên thông, liên kết về quản lý thông tin, quản lý Nhà nước đối với doanh nghiệp giữa các cơ quan có thẩm quyền như cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế, cơ quan công an…, giúp việc quản lý doanh nghiệp ngày càng minh bạch và hiệu quả hơn.

Luật sư Nguyễn Nhật Dương, Công ty Luật TNHH HM&P

Bài viết được thực hiện với sự hợp tác giữa VCCI-HCM và Công Ty Luật TNHH HM&P