5 PHƯƠNG ÁN SỬ DỤNG LAO ĐỘNG TRONG THỜI KỲ KHỦNG HOẢNG DO COVID-19

01 / 07 / 2020

COVID-19 đã để lại những ảnh hưởng nghiêm trọng cho việc sản xuất kinh doanh cũng như tài chính cho nhiều doanh nghiệp. Việc giảm đơn hàng, mặt hàng không có đầu ra khiến sản xuất bị trì trệ dẫn đến việc thừa ngừa mà thiếu việc trong nhiều công ty. Theo một thống kê của Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO) vào tháng 04/2020 thì sẽ có 3,3 tỷ người (81% lao động bị ảnh ảnh việc làm) và khoảng 25 triệu người thất nghiệp. Cũng theo một khảo sát vào cùng thời điểm của trường Đại học Kinh tế Quốc dân thì tại Việt Nam có 35,3% doanh nghiệp phải cắt giảm lao động, 34% phải cắt giảm lương, 34,5% phải cho lao động nghỉ việc không lương, 44,7% giảm quy mô, 34,7% tạm dừng hoạt động và 15,1% chọn phương án chuyển đổi hình thức sản xuất kinh doanh.

Đứng trước tình hình này, nhiều doanh nghiệp đã lên kế hoạch hoặc áp dụng một số biện pháp trong việc thay đổi, tái cơ cấu, tạm ngưng hoặc cắt giảm nhân sự để phù hợp với tình hình kinh doanh và khả năng tài chính của mình. Thế nhưng áp dụng phương án nhân sự như thế nào cho hợp lý nhất và đúng với quy định của pháp luật? Hãy đọc bài viết sau đây để nắm vững các phân tích nguồn nhân lực và lựa chọn phương án nhân sự hậu COVID19 phù hợp nhất cho mình.

Cách phân tích nguồn nhân lực

Để phân tích được nguồn nhân đang có, đang thiếu hay đang thừa, đầu tiên doanh nghiệp cần phải xác định được chiến lược sản xuất kinh doanh của mình trong thời gian tới sẽ thay đổi như thế nào, tăng trưởng, ổn định, tái cấu trúc hay cắt giảm. Bản thân doanh nghiệp cần trả lời những câu hỏi về lĩnh vực, phạm vi kinh doanh, lợi thế cũng như chất lượng của mình. Khi đã nhận định được hướng đi trong sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp sẽ hình dung được những công việc, chức năng nào cần tăng cường, bổ sung, thay đổi, duy trì, hay cắt giảm trong thời gian sắp tới từ đó định hình các nhóm lao động cần có trong công ty của mình.

Trong các nhóm lao động này, doanh nghiệp cần xác định tầm quan trọng của từng nhóm lao động này, đâu là những công việc quan trọng, những công việc có thể thay đổi, những công việc có thể đào tạo nội bộ (duy nhất) và những công việc phải thuê ngoài. Đối với nhóm nhân lực (công việc) quan trọng và chỉ có thể đào tạo nội bộ thì đây được xem là nhóm cốt lõi (A – Y) mà doanh nghiệp cần ưu tiên duy trì hàng đầu. Nhóm ưu tiên thứ hai là nhóm thiết yếu (A – Z) với các công việc quan trọng nhưng có thể thuê ngoài. Nhóm thứ ba là nhóm công việc có thể thay đổi, tuy nhiên chỉ có thể đào tạo được nội bộ gọi là nhóm liên kết (B – Y). Nhóm mà doanh nghiệp có thể thay thế đầu tiên là nhóm hỗ trợ (B – Z) có giá trị thấp và có thể thuê ngoài.

Phân tích nguồn nhân lực bằng giá trị ma trận (Lepak và Snell, 1991)

Giá trị A. Nhân lực (công việc) quan trọng B. Nhân lực (công việc) có thể thay đổi
Duy nhất Y. Duy nhất Z. Có thể thuê Y. Duy Nhất Z. Có thể thuê

      1 – Tổ chức lại lao động

Tổ chức lại lao động là việc phân công, điều chỉnh lại công việc và thời gian làm việc của nguồn nhân lực hiện có tại doanh nghiệp hay cơ sở sản xuất cho phù hợp với tình hình mới trong sản xuất kinh doanh. Tổ chức lại lao động là phương án được sử dụng khi mức độ khó khăn của doanh nghiệp thuộc vào loại thấp, có tính chất ngắn hạn và có khả năng phù hồi nhanh. Ưu điểm của phương án này là giúp giảm chi phí ở mức thấp song vẫn duy trì được lực lượng lao động hiện có, và sẵn sàng sản xuất trở lại. Người lao động được nghỉ hưởng nguyên lương, tuy nhiên có thể gặp khó khăn do hết phép nghỉ sau này.

Để áp dụng phương án, doanh nghiệp cần đối thoại với người lao động về những khó khăn trong sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp đang phải đối mặt để người lao động có thể nắm và chia sẻ những khó khăn trong giai đoạn này. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần phải tham khảo ý kiến của công đoàn hoặc người lao động trước khi triển khai, và cần phải thông báo trước cho người lao động. Lưu ý rằng, tổ chức lại lao động chỉ là giải pháp mang tính ngắn hạn. Nếu các khó khăn, ảnh hưởng tiếp tục kéo dài, doanh nghiệp cần triển khai với các giải pháp khác. Doanh nghiệp có thể tham chiếu Đ6.K1 về quyền quyền tổ chức phương án lao động theo nhu cầu sản xuất kinh doanh của NSDLĐ, Đ104.K2 về quyền quy định thời gian làm việc của NSDLĐ, Đ111.K2 về quyền quy định nghỉ hàng năm của NSDLĐ, và NĐ05.Đ236 sửa đổi bằng NDD48/2018 về tiền lương nghỉ hàng năm.

2 – Ngừng việc vì bất khả kháng

Ngừng việc bất khả kháng là ngừng việc do những điều kiện khách quan không thể lường trước và không thể khắc phục mặc dù đã áp dụng nhiều biện pháp chủ quan khác nhau.Phương án ngừng việc vì bất khả kháng được sử dụng khi mức độ ảnh hưởng còn thấp, mặc dù có thể chưa xác định được thời điểm cụ thể song có thể phục hồi trong thời gian ngắn hạn. Để sử dụng phương án này, doanh nghiệp cần có khả năng tài chính để trả lương và bảo hiểm xã hội cho người lao động. Phương án này cho phép người sử dụng lao động cắt giảm chi phí ở mức thất nhất bằng việc chỉ trả lương ngừng việc và bảo hiểm xã hội cho người lao động giúp giữ chân người lao động cho đến khi doanh nghiệp quay trở lại hoạt động. Ngược lại, người lao động vẫn được hưởng lương mặc dù thấp hơn, và vẫn đảm bảo được việc làm. Tuy nhiên những lợi ích này chỉ mang tính chất ngắn hạn nếu doanh nghiệp không tiếp tục gặp khó khăn và có thể sớm quay trở lại hoạt động bình thường.

Để áp dụng phương án này thành công, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch và trao đổi với công đoàn, thông báo đến người lao động và thỏa thuận tiền lương với từng người lao động. Mức lương này không được thấp hơn mức lương tối thiểu của vùng và đồng thời là mức lương tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Mặc dù không bắt buộc song người sử dụng lao động cũng nên lấy ý kiến của công đoàn và người lao động trong quá trình thực hiện phương án này. Doanh nghiệp có thể tham chiếu Đ98.K3.BLLĐ về ngừng việc do nguyên nhân khách quan, Đ30.K6 TT59/2015 về thực hiện đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc khi ngừng việc, và NĐ 93/2013 Đ13.K3 về xử phạt NSDLĐ không trả đủ tiền lương ngừng việc.

3 – Tạm hoãn thực hiện HĐLĐ và nghỉ việc không hưởng lương

Tạm hoãn hợp đồng lao động là việc tạm dừng thực hiện hợp đồng lao động, quyền và nghĩa vụ của các bên trong khoảng thời gian nhất định vì một lý do nào đó. Hết thời gian này, người lao động sẽ tiếp tục thực hiện công việc của mình theo hợp đồng lao động. Việc tạm hoãn hợp đồng lao động và nghỉ không hưởng lương được sử dụng khi doanh nghiệp chịu mức độ ảnh hưởng tương đối lớn, ảnh hưởng dài hơn, gặp nhiều khó khăn về tài chính nhưng muốn duy trì việc làm khi sản xuất phục hồi. Khác với việc nghỉ việc không hưởng lương, tạm hoãn HĐLĐ không bắt buộc phải quy định trong nội quy lao động, phải lập văn bản thỏa thuận tạm hoãn, thời gian nghỉ không tính vào thời hạn HĐLĐ, và HĐLĐ không có hiệu lực, không tham gia BHXH.

Do đó, việc tạm hoãn thực hiện HĐLĐ giúp doanh nghiệp giảm chi phí đáng kể khi doanh nghiệp không phải trả lương mà chỉ phải trả bảo hiểm xã hội cho các lao động nghỉ dưới 14 ngày. Ngược lại, người lao động vẫn giữ đủ ngày nghỉ phép và có thể sử dụng khi doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh trở lại. Mặc dù lao động giữ được công việc, song việc không hưởng lương, BHXH, BHYT sẽ gây khó khăn trong trang trải cho sinh hoạt hoặc nếu bệnh tật, tai nạn phát sinh đối với người lao động.

Theo quy định của pháp luật thì việc tạm hoãn HĐLĐ phải do một bên đề xuất. Trong trường hợp này khi NSDLĐ đề xuất thì cần phải trao đổi với từng người lao động để thỏa thuận nội dung và thống nhất thực hiện. Thỏa thuận này phải được lập bằng văn bản đồng ý nghỉ việc không lương. Doanh nghiệp cần lưu ý rằng công đoàn không thể thay mặt thỏa thuận tạm hoãn HĐLĐ và nghỉ việc không lương. Bên cạnh đó, trong thời gian tạm hoãn HĐLĐ và nghỉ việc không hưởng lương, NSDLĐ không được đơn phương chấm dứt HĐLĐ. Doanh nghiệp có thể tham chiếu Đ32.BLLĐ về tạm hoãn HĐLĐ, Đ33.BLLĐ về quy định NLĐ có mặt trong hạn 15 ngày, Đ116.K3.BLLĐ về thỏa thuận nghỉ không hưởng lương, Đ119.K2.BLLĐ về nội quy lao động, QĐ 595/BHXH Đ42.K4 về trường hợp không đóng BHXH, NĐ 95/2013 Đ7 và NĐ 88/2015 về vi phạm.

4 – Đơn phương chấm dứt HĐLĐ vì lý do bất khả kháng

Đơn phương chấm dứt HĐLĐ vì lý do bất khả kháng là khi một bên quyết định chấm dứt HĐLĐ do những điều kiện khách quan không thể lường trước và không thể khắc phục mặc dù đã áp dụng nhiều biện pháp chủ quan khác nhau. Đơn phương chấm dứt HĐLĐ vì lý do bất khả kháng là phương án được sử dụng khi mức độ ảnh hưởng đối với doanh nghiệp đã lớn, khả năng tài chính rất khó khăn, phải thu hẹp lại sản xuất và chưa thể xác định được thời gian phục hồi. Phương án này thường chỉ áp dụng sau khi đã triển khai các biện pháp khác và cơ cấu lại sản xuất.

NSDLĐ không phải trả chi phí lao động trong thời gian ngừng sản xuất và chỉ phải trả trợ cấp thôi việc nếu có. Ngược lại, NLĐ được nhận tiền lương và bảo hiểm xã hội kể từ lúc ra thông báo cho đến khi nghỉ việc. NLĐ cũng được nhận trợ cấp thôi việc, quyền lợi khác nếu còn, và bảo hiểm tại nạn nếu đủ điều kiện. Tuy nhiên với bối cảnh nền kinh tế đang gặp nhiều khó khăn, người lao động sẽ khó tìm việc.

Để đơn phương chấm dứt HĐLĐ vì lý do bất khả kháng, NSDLĐ phải thông báo cho NLĐ biết trước theo số ngày như quy định. Doanh nghiệp phải chấm dứt (thanh lý) HĐLĐ và trả trợ cấp thôi việc nếu NLĐ không tham gia BHTN và các quyền lợi khác. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng bản thân đã tìm mọi biện pháp khắc phục khác trước khi đi đến quyết định này. Doanh nghiệp không được đơn phương chấm dứt HĐLĐ trong trường hợp NLĐ đang nghỉ ốm đau, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, điều dưỡng, nghỉ hàng năm, việc riêng hoặc nghỉ khác đã được NSDLĐ đồng ý trước đây.

Doanh nghiệp có thể tham chiếu Đ38.K3.BLLĐ về quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ của NSDLĐ do trường hợp bất khả kháng, Đ38.K2.BLLĐ về nghĩa vụ khi đơn phương  chấm dứt HĐLĐ, và Đ48.BLLĐ về chi trả trợ cấp thôi việc. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể tham khảo Đ46-47 về điều kiện hưởng BHTN, Đ50 về cách tính thời gian hưởng BHTN, và Đ51 về BHYT trong thời gian hưởng BHTN theo Luật Việc làm 2013.

5 – Thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ

Khác với việc đơn phương chấm dứt HĐLĐ, thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ phải được giao kết dựa trên nguyên tắc bình đẳng, thiện chí, hợp tác và trung thực giữa NSDLĐ và NLĐ. Thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp bị ảnh hưởng nặng nề, khó có thể hồi phục, phải cơ cấu hoặc thu hẹp lại sản xuất. Trong trường hợp tình hình kinh doanh sản xuất khó có thể phục hồi, NSDLĐ và NLĐ có thể tránh những rủi ro lớn về tài chính bằng việc thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ giữa hai bên. NLĐ vẫn được đảm bảo nhận được trợ cấp thôi việc để trang trải cuộc sống trong thời gian tìm việc làm ở một doanh nghiệp mới, có điều kiện kinh doanh tốt hơn. Tuy nhiên trong trường hợp doanh nghiệp vượt qua được khó khăn và có nhu cầu mở rộng sản xuất trở lại thì có khả năng sẽ bị thiếu hụt nguồn nhân lực cũ đã qua đào tạo.

Quy trình về thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ gồm 3 bước là đề xuất chấm dứt, thỏa thuận chấm dứt và thực hiện nghĩa vụ – quyền lợi của mỗi bên. Nghĩa vụ của NSDLĐ là trả trợ cấp thôi việc nếu có, thanh toán các khoản liên quan đến quyền lợi NLĐ trong vòng 7 ngày, và hoàn thành thủ tục xác nhận, trả các giấy tờ liên quan. Về phía NLĐ cũng có nghĩa vụ phải thanh toán các khoản liên đến NSDLĐ trong vòng 7 ngày, và hoàn thành các thủ tục, tài liệu dụng cụ bàn giao. Doanh nghiệp có thể tham chiếu Đ15.BLLĐ về thỏa thuận giữa NLĐ và NSDLĐ, Đ17.BLLĐ về nguyên tắc giao kết, và Đ36.K3.BLLĐ về chấm dứt HĐLĐ.

Kết luận:

Có 5 giải pháp về lao động chính mà các doanh nghiệp có thể áp dụng trong đó có 3 giải pháp cho ảnh hưởng nhẹ, mang tính ngắn hạn: Tổ chức lại sản xuất và giảm giờ làm nghỉ phép năm, ngừng việc tạm thời và trả lương ngừng việc, tạm hoãn HĐLĐ và không hưởng. Trong trường hợp doanh nghiệp chịu ảnh hưởng nặng nề và mang tính chất dài hạn thì 2 biện pháp: chấm dứt HĐLĐ đơn phương và chấm dứt HĐLĐ theo thỏa thuận sẽ được áp dụng. Hiểu được nhóm lao động nào cần cắt giảm, nhóm nào cần tạm ngưng, và nhóm nào cần duy trì sẽ là lợi thế giúp doanh nghiệp duy trì sản xuất và vượt qua những tác động của COVID19.

Doanh nghiệp cần xác định phương án sản xuất kinh doanh hậu COVID19 với chiến lược ổn định, tái cấu trúc hay cắt giảm quy mô, các khó khăn gặp phải và ảnh hưởng này mang tính ngắn hạn hay dài hạn. Từ đó doanh nghiệp sẽ xác định được bài toán nhân sự nào là phù hợp với doanh nghiệp của mình mang lại hiệu quả cao, tiết kiệm chi phí, có lợi cho cả NSDLĐ, NLĐ và tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật. Bên cạnh đó, trước khi triển khai bất kỳ phương án nhân sự nào thì việc tham khảo, lắng nghe ý kiến từ NLĐ và công đoàn, cũng như chia sẻ khó khăn của doanh nghiệp với NLĐ là cần thiết để đảm bảo việc thống nhất về nội dung và triển khai. Việc tham chiếu các điều khoản luật liên quan trong Bộ Luật Lao Động cũng giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro về vi phạm luật lao động.

Tác giả: Tống Thị Minh – Nguyên Cục Trưởng Cục Quan hệ Lao động và Tiền lương, “Xây dựng phương án sử dụng lao động hậu COVID19”, 2020 

Biên tập: Huỳnh Trang, Văn phòng Giới sử dụng Lao động VCCI-HCM

Print Friendly, PDF & Email